|
. ?, i2 @/ X4 b" f2 j
mso-font-kerning:0pt">2012 % S- A/ {+ [# g* S
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 , c' c8 i5 s7 \0 ^' n8 s
, Q3 d1 Q& e. l6 q) N; I9 h7 q7 {, x1 o9 Y' R$ H" P4 H! V) x
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容% J/ n1 u* C t0 R2 N w2 G
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
& y. d: b) U/ H( o2 [7 j" h8 R1 S/ s9 x/ V! C- L
$ c( u5 q# D( B% V
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。8 a: X7 |- W5 l% x1 D" S$ `. D
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
/ b: p4 B* c! A1 f3 |8 l
5 }1 p0 f0 {) C4 o7 ^9 F, s4 o$ f/ o% y1 c( B# U. Tmso-font-kerning:0pt">1. - \8 z+ P& K3 T5 \ ^
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 , B3 x9 S) @0 c$ _4 A+ g8 R
2 n/ E9 }, J' O& J$ Q! s. L2 Ymso-font-kerning:0pt">2. - Y) h1 G9 @: I. C
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 9 r" l) n7 D/ x6 V g2 B- l& t+ G
+ \7 u+ [6 J8 ^1 e9 p" S$ w1 V% D5 y4 Umso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。2 _" M5 h; @% [; x( K+ t2 Bcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 1 x( M+ \2 B7 K6 ], o. [
9 w5 `9 {% C( p, [" C8 v/ O: {' q( u1 E5 V5 l5 i, `* x
mso-font-kerning:0pt">1. / K- h5 c1 O* ?& o5 Q* x( m
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 # }4 ^3 [4 _/ _1 z" y
3 E- ?; F; M# Q) O7 `3 \
3 `0 N( E1 D; T0 \* f0 Lmso-font-kerning:0pt">2. 9 u5 }+ }4 d" Z; T1 v: I# U0 D宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
& I5 |# J9 M0 Z" r `. L5 K/ s! Y* j6 J: J p' I7 k d+ ]
3 ^3 `" t* T7 _3 J9 Cmso-font-kerning:0pt">3. ) x: M* I% t0 a
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 . w0 b7 }5 N d3 g) K( V# M2 _" X
4 B& o/ A0 T1 |9 r# m8 r4 V
+ |' j5 _0 x; ]6 Tfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;5 e. C0 n% r5 v1 N
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。/ M; k9 q; g6 R* v5 F* dmso-font-kerning:0pt">
3 H- H& F+ r! R/ M! c/ C n: e1 l3 C4 m6 X& f5 n
( @6 \5 m% i8 U4 ?0 a: fmso-font-kerning:0pt">1. 5 ^, o: W$ q% A
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 9 O0 l% p" k H
6 I N0 F' M6 Z0 O/ L, A" W; D( |# I# o' O Cmso-font-kerning:0pt">2. " S8 k6 `* O9 \宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
- H$ d; l! }3 J+ E. b
4 I$ U# A8 W+ F8 ^2 {5 P$ t1 Z3 F* |7 h. U* ~; A. f
mso-font-kerning:0pt">3. + P) Q1 u+ T5 y% p; @' ?: R' W( i宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
% i7 ]. l$ l j- I/ c6 I' A
! F. U5 d* z% e. W- a$ P0 O7 G) @* y/ j- `6 |
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。) G" ^2 K0 l, xcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
0 c) ~. c0 V4 B8 {3 s% w
# M# U( R4 [4 I2 c: v' O7 p( s+ V, W5 j% B) x0 S: [mso-font-kerning:0pt">1. 9 L9 }5 M! A$ V0 C; e0 n: K
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
; q" `* ?, I: c7 X. W3 H; y. {! r! B, o3 t! `7 [
1 O( A: }5 {0 ~* H0 w- Q( B
mso-font-kerning:0pt">2. , v4 m: @* ]7 Q
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 3 T% C2 x [* n% x+ O
3 k& u; I& z4 B/ Y5 H: J6 q7 o' i# i/ a4 h1 T6 w' Hmso-font-kerning:0pt">3. . {/ \% [6 q, W5 R$ V3 K z4 b宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 . J& r8 V) l$ O: `
# F$ h6 f3 B' A8 h0 c4 G5 q& ^9 k2 ^( ?2 S3 ]( U3 ^0 Dmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。6 |- ^: t M D, a6 Ucolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
( X+ |, v8 ^! Q& u0 ~( P1 e8 U: d9 u% y4 P# ?
3 A/ S4 i0 g) S4 c5 u" y! dmso-font-kerning:0pt"> ( j$ t; K9 b& ?4 {; B宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
, O; p! t# v$ @; {6 n. \- H z9 J( ?. K$ w
8 y; I8 `- K. a6 Y; h: k. xfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考4 ^+ @- u& ?+ n+ g
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> # l; J( A, _+ W% s& L4 o
& q. {, m0 \0 Q8 M7 L& l0 d) p: L& ]12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:( j( w \( Z3 X4 d$ X2 S
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 $ O8 L0 A' r: I4 t% L
6 m8 F ^* Y+ v/ m+ D5 x+ _$ f8 w; g5 {color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
" I7 X) k2 R) m; @AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 7 r6 ]/ l5 ^# f$ F
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
# e6 H) O' k9 K8 F3 G/ JAR-SA">） | 
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
千斤顶
显身卡
300x180 AD
