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如何提高工作效率——加强时间管理

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香草天空 发表于 2014-4-9 15:01:01 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
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一、“时间管理”的重要性" N# x$ d3 a/ [' m6 ?; m" M- ]7 B

9 V. i6 y( A) a) S5 P( N3 l大凡能够在事业上做出卓越成绩的人都是时间管理的专家,格里在威格利南方联营公司当了20多年的总经理,该公司是美国最成功的超级市场之一,他获得了许多值得引证的荣誉。第一,他的工作历程记录几乎为所有的总经理所羡慕,这个记录中包括连年不断的销售记录和利润记录。第二,他毫不松懈地连续应用计划、组织、授权、激励、评价和控制等项目基本原则,显示了他专业管理的精神。第三,他献身时间管理原则的事迹已经得到大量文章的赞扬。在格里看来,正确的管理的基础是良好的时间管理。
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% U$ d" s% S6 u+ X二、时间管理的误区
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! e# E: F# k: _  V我们探索克服时间浪费的途径便是“培养克服时间管理误区的技能”。所谓时间管理的误区,是指导致时间浪费的各种因素。以下列出时间管理的五个误区。* @, q0 h2 `! |2 B' g7 y$ ]
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误区之一:工作缺乏计划
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# _) a, V3 U' f. \查尔斯·史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间,曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战:“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事,我将支付给你任意的顾问费。”李爱菲于是递了一张纸给他,并向他说“写下你明天必须做的最重要的各项工作,先从最重要的那一项工作做起,并持续地做下去,直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序,然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间,也不用担心。只要手中的工作是最重要的,则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作,那么即使运用任何其它方法,你也同样无法完成它们,而且倘若不借助某一件事的优先次序,你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时,把它提供给你的部属采用”。数星期后,史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲,并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课。伯利恒瓮后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者,据说可能是由于李爱菲的那数句真言。0 o6 |& Y- v) |2 \  M
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尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处,但我们有的同事从来不做或是不重视做计划,原因不外乎如下几条:5 |7 l; x0 W$ x( V6 r

0 b% Z3 T' q$ g: Z4 }" M1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考;
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% [. X1 {2 ~7 v$ {. }% e1 E2、不做计划也能获得实效;  N& t1 Y& V) ]8 r. @
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3、不了解做计划的好处;, _- ?& _7 f, z( E1 a9 [7 O7 n

7 i; Z# D1 y- ^/ y1 r4、计划与事实之间极难趋于一致,故对计划丧失信心;
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5、不知如何做计划。- n$ h* w4 N* y2 |
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我们作为一个高新科技企业的员工,要步上职业化的道路,成为一个强调实效性的职业人士,不应该把以上原因当做工作中的借口,为什么呢?剖析如下:
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* j) `: A* A6 j" Z7 a1、固然有些事情是易行而难料的,但若过分地强调这一点,则有可能养成一种“做了再说”或“船到桥头自然直”的侥幸心理。试问:房子燃烧的紧要关头,消防队员是否应立刻拿起水龙头或灭火筒进行抢救,还是应花费少许时间判别风向、寻找火源、分派工作,然后再进行抢救?* V3 P( m! E$ D0 F  g; g0 S

0 v% a) J4 J! H" v2、不做计划的人只是消极地应付工作,他将处于受摆布的地位;做计划的则是有意识地支配工作,处于主动的地位、并提高工作效率。! v3 M* j' t: I  j/ x
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3、由于目标中拟定假设的客观环境发生变动,计划与事实常常难以趋于一致,所以我们必须定期审察我们的目标与计划,做出必要的修正,寻找最佳途径。但如果是处于无计划的引导,则一切行动将杂乱无章,最终走进死胡同。$ @  K4 m: y& A( c) K% Q5 b, m: n4 j

* R  N4 @3 P+ v% A8 o3 g综上所述,由于我们的工作缺乏计划,将导致如下恶果:
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. X% F  _$ T5 t* W8 W# A( [3 ]0 U1、目标不明确;
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) ]! M8 K4 ]1 i; D" v7 g2、没有进行工作归类的习惯;% _' L( S, ^" I+ b
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3、缺乏做事轻重缓急的顺序;% Z  f$ |. T- x8 C) g2 |' u/ Z
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4、没有时间分配的原则。
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1 p6 I7 G# U$ X" \6 j误区之二:组织工作不当9 a. X+ e5 U0 t1 I4 X8 |
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组织工作不当的主要体现在以下几个方面:
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3 x3 F; X$ q0 u+ D$ P' a' K6 M*职责权限不清,工作内容重复;
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( [# w7 n& b2 _3 [  P*“事必躬亲,亲力而为”;* t, e0 A5 R, {& E9 Y
' W+ l- u8 x! k, \* p7 o0 ]
*沟通不良;
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0 @. c& J2 E/ C/ M7 L*工作时断时续;2 s" o; m+ G& p5 r" b

6 L) S- e; L# C! g8 h0 R首先,学会如何接受请托:对于我们每一个人来说,所面临的请托可能来自部属、上司、其他同级管理者或是组织以外的人士。在很多请托中,有一类是职务所系而责无旁贷的;另一类虽然也是职务所系,但请托本身却是不合时宜或是不合情理的;尚有一类请托则属无义务给予履行的请托,经常引起我们困扰的是后两类请托。, Q& O. M  W! {6 m; W

8 x" ^" c/ k6 h# @! C; }倘若我们为了想做广受爱戴的好人而有求必应,则各色各类的请托将四面八方地源源涌来。一旦他办不妥委托的事项,则不仅他所企求的爱戴将化为乌有,而且他将丧失请托者尊敬。“明智地接受请托”的重要性在于:第一:“拒绝”是一种“量力”的表现。有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当,你不妨对请托者提出适时的建议。第二,拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。倘若因勉强接受他人的请托而扰乱自己的步伐,是不合理的、不明智的。
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所以在我们接受请托之前不妨先问问自己:这种请托是属于我的职责范围内吗?对实现我的目标有帮助吗?如果接受它,将付出什么代价?如果不接受它,则需承担什么后果?经过这一番“成本——效益分析”之后,你就可以决定取舍了。
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其次,学会利用资源。对于基层人员而言,要善于利用资源,学会从相关的部门或人员手中获取所需的资料,既节约了时间,又保证了信息的正确性。比如你想了解本月度部门考勤信息,不妨去问问部门秘书;想了解公司的考勤信息,不妨去问问公司的考勤管理员等等。  g9 m- q" V( \" h7 G
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对于管理者而言,他们经常容易犯下面的错误:
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1、担心部属做错事;% U1 b8 ~1 O9 }. H1 y
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2、担心下属表现太好;. j2 d% X" |2 [" Q  q

' Y9 S% O/ ?6 E/ f& u( D, n) c! t3、担心丧失对下属的控制;
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4、不愿意放弃得心应手的工作;
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8 w+ Z: J1 B' x3 S+ W5、找不到合适的下属授权。
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其实每个人的精力都是有限的,尤其是管理者应当学会授权,将主要的精力和时间放在更重要的事情上。
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误区三:时间控制不够
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) o7 x$ a9 }# Z* T! f我们通常在时间控制容易陷入下面的陷阱:5 l4 p, U$ ?1 S# k2 p" t+ L3 c4 m
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1、习惯拖延时间;
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' X% m$ _0 ?' [& `- n2、不擅处理不速之客的打扰;' ^. E* H1 s0 s' H9 N
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3、不擅处理无端电话的打扰;
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; v2 p2 f( b6 u% E( z# x4、泛滥的“会议病”困扰。
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. A  P* O* W0 y  X0 j) |% R不少中、上层管理者曾经指出,会议竟占去他们日常工作的时间的四分之一,甚至三分之一!然而更令他们感慨莫名的是,在这么多的会议时间之中,几乎有一半是徒劳无功的浪费!/ y/ g, M: F# X! B( x; |- b0 O
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误区四:整理整顿不足, d0 t% E- a2 H0 {. Z
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办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关,因为杂乱是人为的。“杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。让一个不具条理的人使用一个小型的办公桌,这个办公桌会变得杂乱无章,即使给他换一个大型的办公桌,不出几日,这个办公桌又会遭遇同样的命运。套用“帕金森定律”:“工作将被扩展,以便填满可供完成工作的时间”,我们也可以导出“文件堆积定律”:“文件的堆积将被扩展,以便填满可供堆积的空间。”% U" S0 ?( `/ D0 Q: F

) \9 J" C7 j: \6 P$ Y0 }$ o当你的上司向你索取一份技术资料,你是否能在第一时间从容不迫地递给他?当你需要一份信息时,是否满文件夹地翻个底朝天?
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误区五:进取意识不强
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; W! V; g% D% H' g% t我们经常说到:“人最大的敌人就是自己”。有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意,缺乏进取意识,缺乏对工作和生活的责任感和认真态度。主要表现在以下几个方面:
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*个人的消极态度;' Y/ y8 r% [/ g7 U  H* W
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*做事拖拉,找借口不干工作;
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*唏嘘不已,做白日梦;
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*工作中闲聊。
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& b2 H- L& P2 e如果我们一直处于迟钝的时间感觉中,换句话说,当你觉得时间可有可无,不愿面对工作中的具体事务,沉溺于“天上随时掉下大馅饼”的美梦,那就需要好好反省自己了,因为你随时在丧失宝贵的机会,随时可能被社会所淘汰!
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; P+ [& v/ ?- H# C5 i( _好了,前面我们谈到了五个时间管理的误区,不管以前我们做得怎样,要记住:世界上所有的成就都是“现在”所塑造的。因此,我们要记住“过去”,把握“现在”,放眼“未来”。送给大家一句话:
* i1 \: o) K! b2 g1 |% p
2 d7 n1 E5 o* U/ M5 q9 O昨天是一张已被注销的支票,
. `8 d! K6 F1 e6 v6 d6 z
/ ]  o( @2 h- X6 L) u明天是一张尚未到期的本票,. N; A6 _: Q" n/ {" F

1 [, Q% ]% n4 P今天则是随时可运用的现金。请善用它!
标签:如何
 
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