老秘谈几种常用的非法定文种公文的认知与写作

) G1 x7 L2 W+ a& p- k8 F　　文章是时代的产物，“变”是文章的唯一常态。时世既殊，物象既变，心随物转，新裁斯出，诚理所当然。随着社会的不断发展，公文文体也在不断发展、嬗变。一些公文尽管在《党政机关公文处理条例》中难觅踪迹，在实际工作中却异常活跃、如鱼得水。或许在不久的将来，文种扩容会将它们纳入其中。研究它们，对于公文写作的实践来讲具有十分重要的意义。
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% Z& {( p) K6 ^, [　　当下，未被《党政机关公文处理条例》收入其中，却在日常工作实践中大放光彩的“准公文”有公示、预备通知、工作要点等。此类文种，虽说小荷才露，却必须高度重视，藉此强化写作此类公文的技能与素养，更好地为机关、单位服务。
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% n8 X* V) U- j  [, F　　一、公示
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" @5 G# ^% W8 R　　“公示”，未被作为法定文种。《现代汉语词典》是这样解释的：“公开宣示，让公众了解并征求意见。”在现实生活中，公示无疑是一种高频文体，如任前公示、录用公示、重大项目公示，不胜枚举。这是“善政“之举，也是“善治”之举，更是信息公开的题中之义。
　　
　　公示进入公文视野，最早当在2000年。是年，中组部以通知的形式印发了《关于推行党政领导干部任前公示制的意见》（中组发［2000］18号），此为最早的以“公示”为主题的官方文本。此前，也有大量的公示文本出现在公文写作实践中，但那只是一种摸索而已。从2000年以后，公示方作为一种刚性文种固化下来。它是应《深化干部人事制度改革纲要》（中办发［2000］15号）要求而产生的新文体。
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　　《关于推行党政领导干部任前公示制的意见》，同样适用于行政机关的书写实践。此举的预期是，将党委（党组）集体讨论研究确定拟提拔或调整的干部的有关情况，通过一定的方式，在一定范围和期限内公布，广泛听取群众的反映和意见，再正式实施对干部的任用。 (论文范文　www.fwsir.com) 这种做法把扩大民主从干部推荐、考察环节延伸到任用决策阶段，把民主参与的范围由部分干部扩展到广大群众，体现了坚持党管干部原则与充分发扬民主、走群众路线的有机结合。因此，公示，可以使党组织得到的信息更准确、更优质、更有针对性；还可以最大程度上规避用人失察的风险；同时还有利于强化监督，营造良好的选贤任能风气。
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/ o! G" }) f% F/ G' Z% \　　此文件对公示的对象、范围、内容、方式、时间、程序作了具体规定，可操作性强。比如，“公示内容一般包括公示对象的姓名、性别、出生年月、籍贯、学历学位、政治面貌、现任职务等自然情况和工作简历。对拟任职务是否公示，各地、各部门可根据实际情况自行掌握。”公示时间“一般以7—15天为宜”。文件还特别规定“从2002年起，地厅级以下领导干部（特殊岗位除外）的选拔任用，都要实行任前公示制”。
　　
% a/ O2 W/ w" e. A7 v　　目前，公示写作中出现了两种不良现象：一是把公示当作通知来写，如“任前公示通知”；一是公示内容不规范，连姓名、籍贯都付之阙如。众所周知，通知这个文种可以用以发布任免事项，但无论任命还是免职的，都是既成事实。公示则不同，用还是不用，尚不确定。将公示与通知混用，显然于情、于理、于逻辑不合。公示内容的不规范，原因在于没有对号入座，没有按《意见》所要求的各要素来写作。
　　
6 R& d4 ]2 {% W+ Z/ L+ O; C/ M　　为了让权力在阳光下运行，政府公示写作力度在与日俱增；2010年12月28日国家发展改革委《关于实行政府重大投资项目公示工作的指导意见》（发改投资［2010］3131号），对于推进政府信息公开，提高政府投资管理透明度和社会参与度，更好地保护政府投资项目所涉及公民和法人的切身利益，具有重大意义。此后，政府层面的公示还延及表彰信息的公示，如全国评比达标表彰工作协调小组办公室《关于对拟设立全国“扫黄打非”评比表彰项目的公示》（2011年1月13日）、《关于对拟开展的三个表彰项目的公示》（2011年2月I1日）。公示运用于各行各业的工作实践是社会进步的体现，它对于维护公民的知情权、参与权、表达权和监督权作用突出。
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　　总体而言，公示写作难度并不大，目前问题的关键在于写作时宜恪守规范。公示写作的超文本意义必须引起高度重视，它已成为制度供给的重要一环，成为善政、善治的重要抓手，切不可等闲视之。
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. @' E6 S" i3 u　　二、预备通知
　　
5 q# K" ?2 L. O, E7 l　　严格来说，预备通知不是新文种，它只是原有文种的细化、拓展而已。《国家行政机关公文处理办法》中通知的弹性没有现在这么大。随着市场经济建设的不断深入和公务活动的日益复杂，公务活动成本预算、预期收益越来越成为公务规范的重要环节，“预备通知”或“预通知”的文体潜能得以被不断挖掘出来。
　　
" @' d/ d' ]1 p7 R# V1 {　　前瞻性、预判性是公文写作的理念之一，也直接催生了预备通知的不绝如缕。比如有些大型会议、大型培训班，召开、开班的时间尚不确定，就需要先将通知下发，因为召开、开班是肯定的，不确定的只是具体哪一天、哪一个时段实施而已。先将通知以预备通知的形式下发，便于受文机关或个人作好会前、学前有关准备。因为这些准备工作工作量比较大、费时较长。若不预先发通知，人们就会准备得不充分，甚至会影响到其参与的质量。还有一种情形是，会议的召开、学习班的举办须视参与人数来确定，此时能与会的、能参加学习的人数就显得很重要，这个信息只有通过预通知来搜集。如果人数达到一定的要求，会就可以如期举行、班就可以如期举办，否则就有可能取消此类会议或学习班：商业味较浓的会议与学习班，就有不少属于此类情形。一旦无利可图，举办者就会毫不犹豫地取消此类活动，即不再发正式通知。因此，可以视预备通知为市场经济催生的一种“新”文种：如果活动能如期举行，举办者亦须知晓参与人数等信息，这样便于与酒店、宾馆、旅游公司及有关单位联系，提前做好相关服务，免得供大于求或供小于求，以致手忙：脚乱、怨声载道。
　　
　　具体到文本的写作，预备通知、预通知的格式、思路、语用与通知相仿。比如《国家人口计生委办公厅关于举办生殖健康咨询师省级师资暨乡村优秀技术骨干培训班的预备通知》（人口厅传［2009］12号），正文内容包括“培训内容、培训对象、培训时间和地点、其他事项、联系人及联系电话、附件”，与正式通知并无二致。不同之处在于：“培训时间和地点”之下有“报到地点：待定”信息；“其他事项”之下有“国家人口计生委人事司将根据报名情况确定培训班举办地点”内容；附件内有《生殖健康咨询师省级师资暨乡村优秀技术骨干培训班名额分配表》。前二者充分彰显了它的“预备”特征，要么无法尽早确定下来，要么没有必要那么早就确定下来；附件中的名额分配表更是充分说明“预备”的重要性，因为名额有限，故必须打一点提前量，便于受文单位落实此项工作。此文的发文时间是2009年2月26日，第一期的实施时间是同年3月21日，充分显示了预备通知游刃有余的文体优势。
　　
5 t5 |9 i  P% `% |% _$ ?+ X( U4 B　　此类通知在制约力度相对较小的行业协会运用得更为普遍。例如：
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　　关于召开中国古迹遗址保护协会第三届会员代表
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, N& b: Z7 ]5 R7 ^9 d" R9 ^( f: b　　大会的预通知各省、市、自治区文物局、国家文物局各直属单位、协会各团体会员单位：
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　　经报请国家文物局同意，中国古迹遗址保护协会拟定于2012年4月底5月初在北京召开第三届会员代表大会，届时将进行新一届理事会的选举。请你单位派一名代表参会，并推荐一名理事候选人参加理事会理事的选举。
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# m- e" m8 V$ m5 U$ u　　四、结语
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; b+ X' v2 k! p3 t　　社会发展一日千里，公文写作日新月异，或奇峰突起、横空出世，或老树春深、更著繁花，公文的斑斓有目共睹。因为公文是社会实践的产物，是高端社会活动的中介。 只要人类实践不断发展，公文写作也会不断发展。
　　
$ Q" i( O, c) W3 W' T' U　　新的时代、新的理念、新的社会实践，自然会催生各种各样的新公文、准新公文。公文由人制又治于人。公文不是一张冰冷的纸，而是充满人情味的公民权利的保障书，公文的制发目的就是要把党和政府对公民个体的关怀付诸现实，让每个社会个体沐浴到关怀的雨露。秘书既要完成形而下的办文办事办会工作，更要注重思考新公文背后的大端。惟其如此，方能出色完成新情境之下的本职工作，方能扮演好网络时代“参谋、智囊、外脑”之多重角色。口张永瑕