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浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

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浙江秘书 发表于 2012-5-1 19:13:54 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
 职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征,解决的是秘书应当做什么的问题
7 z" m, `  h$ Y5 s1 E) a' f5 B* D; g! p  c
  职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能,它具有宏观性和概括性的特征,它不仅解决秘书工作做什么的问题,还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 & ?$ }! h( N0 h5 G5 }$ {3 T

4 C. w2 H8 n) `  一、秘书的职能, i$ f7 o3 c. Q8 l
  1.辅助决策 + ~9 `1 G) d7 k! a+ A

9 P$ j! [" b7 a6 Q  (1)、辅助决策的含义:在决策过程中,在知识(包括理论)、能力(包括技术)、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿,以提高决策的科学性和时效性。 " R+ v6 \  e6 k- I9 {

) Y/ Z' _) y7 l% N9 H. D; W  (2)、辅助决策的特征:体现在以下几个方面:
! z8 w% g( K7 k' j6 W9 p) |% W& d$ P3 h1 k; p* u
  辅助内容的综合性
3 N8 W' U3 s' o- w/ A
9 Z; h% P% V8 @1 C9 ?* N: l  辅助时间的经常性
  ?) d7 n" C$ {* f3 N2 ^1 ?$ Z  {  }2 ^
  辅助环节的全过程性 . s7 A2 C7 x1 J: y
4 K- E: E' q" [- m
  (3)、辅助决策的原则
8 w) X7 ?- |; X
! |7 ]8 n+ z  Z' r) ]+ Z- m  超前原则
+ Q2 `7 W) p2 H
" ?8 y. T/ A2 x  定位原则
" S, M0 L0 j: ]! x& F6 R  b8 g7 I! B
  信息原则
, v3 g! W. p1 @
: u" |0 h! v# l2 S* o5 k4 M  谏诤原则 ! P0 d  f% @3 @" K
( l3 N$ z( ^1 l( T/ V
  (4)、辅助决策的过程
% ~& X* \; O8 x
/ X& c5 D5 ?( q  协助领导确定目标 ) ^$ k' [& e! g) B8 F3 I$ \
  [* P  d  w+ O% P
  协助领导设计方案
' I/ Z1 r5 {' |  f: E; `/ l$ k' Y# k) S# P! b& A4 a
  协助领导评优选优 0 f% a* u5 U# A

8 b; Z' w, Z& |# k' P  协助领导实施反馈
6 o  Q6 q+ \: C7 T6 S3 ]5 v1 n  ]) y
  2、协调关系
$ y! M$ L* T( g' P7 {3 W2 j6 s; U0 Q8 r1 {0 J+ i
  (1)、协调关系的含义:秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内,自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系,促进各项活动趋向同步化和和谐化,以实现组织目标的行为过程。
* B% X. K1 N; a! X6 `3 Z% P2 n% J7 L5 p3 _7 D
  (2)、协调关系的特征
1 d* ?. }8 x; l4 ^$ b: B# {# r" z5 L' h$ Q/ w
  从属性
) ~6 \& O) z9 X$ }' [" ?
. d0 U3 G) X" {/ |' L( d* T  广泛性 8 _# w- Q& J  U- n& A  d/ {
( e  `& d5 Z( r3 j
  间接性
: m! N- t* r0 ]5 e) p9 z) p/ V, p: ^
  (3)、协调关系的原则   X5 _9 A( G( g, l% z! l
0 m& l4 l; d( I! f: S0 X8 L5 Q8 p
  政策指导
% L/ z1 Y5 d/ r" u- K) {: d
; w3 z8 S  G) {  客观公正 / C7 o0 i. D6 v+ X
6 u' Y* [0 z  X8 s9 ~  s, Y. @
  平等协商
5 i2 V) d8 w; G, J& Z# Y9 ~* f' V. K9 e- B
  {+ o6 A" k( B2 Q, @  注重整体 + p8 ^2 Q# R' b3 x8 O" v2 J
4 a$ V7 e* U5 \
  灵活适度
8 C; Y8 y+ u$ @; H5 A8 t; N+ L' U# t0 l( Y
  (4)、协调关系的过程 * v. X9 ?9 Y/ C, Q  G( E

$ {, {2 u  C/ o. B- I  摸清情况 6 X( f" }! V' |$ m2 x9 v
6 ~) D. j2 c% L+ |" w! g
  找出症结
% ~" t! L! [; O
3 t) z: K! X) v  h4 c% b  恰当协调
" s+ R7 }8 m- c
9 D& t7 J4 m/ W6 Q  督促落实 ) s! l# O. a2 p, t) s8 ]( a4 k9 ~

$ l* H+ t0 n1 z2 D4 [  检查反馈 : }$ w) d' Y( U, y- x& s

' K; |; l1 Y# t1 m2 v- e  3、处理信息 : n/ [2 p# B1 w' I
) s$ E! }; D. u, A! F. D6 m
  (1)、处理信息的含义:信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身,而是表征事物消息和信号中的内容。 % ~- B# S. Z: @2 }

- g4 }, Q9 r9 a/ H4 i  R" I1 g8 Y  (2)、处理信息的原则
( @* A' a4 O, d' C. C( v/ ]! h, V& _3 c
: t% `# |, r9 h; _& m- j9 z  及时性原则
& Z+ q6 R: q5 p- K% p4 ]! e% l6 p4 P0 i1 y8 L7 C+ T  ]; `( ?: L" Q
  保真性原则 ; b* K. e8 P* U& }- Y: x

9 B: d2 S. O# m& X  l# h  适用性原则
0 Z, E( L5 Q/ T
" {" c1 Q. U/ }" D  预测性原则
. I  c# F0 q7 _  ]- v( R/ C
0 B5 x5 |. D) }9 a! {, u1 w& a  (3)、处理信息的内容
9 E  R, [$ P9 N. j5 w' _
/ Q2 K4 J" y% [5 [5 l2 d! f  历史信息 9 Z" y' [& [  u, f. |

9 w# O' l2 {. r" I8 B& H% Z3 s6 R- _  上级信息 & j/ N) t- w3 G: l
  |0 {' D2 ?3 _4 Q! c! F* v8 W
  内部信息
0 U, v' i! S+ o) K! y0 _4 P3 b0 D0 G7 ^* p& Q( p; [# k/ M" d
  公众信息 0 q1 p5 s5 r* F6 V- A+ X

5 I  x+ M* ^) \! C% R9 ]" a7 t+ b  社会信息
; G/ a1 f) F# a) b/ z! c# i9 |* H; i1 C' C# N3 N# a5 a$ X
  (4)、处理信息的过程
4 N1 n* T! l5 {. W  @) g" ?
% k2 ^' l- P1 A& o+ M6 k  信息的收集 ! E& O5 E9 m. S/ t- \/ B& U
- a% W% X9 O  ]
  信息的加工
9 y2 c, e. r8 K/ Z% r" T$ T7 y
5 e% \" {" I4 d+ Z' G  H% b  信息的传递 ; j8 T" H: H/ @
4 e$ a9 l2 F. }" g9 G
  信息的反馈
$ v+ y0 i1 a) k& T: X
/ l" C& Q; Z* T( w, Y+ Y  信息的储存 & e3 \) p  J2 _

" x! [8 {, I6 q  4、办理事务
1 D9 p! ^7 f5 S5 u1 R3 j0 T9 d4 R$ M7 n6 A2 w  V. }$ `3 j' m
  (1)、办理事务的含义:事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。 1 T* j( L; |! `3 t8 _" E: C
: A! b1 O2 |4 C+ D
  (2)、办理事务的特征 $ q5 M. X# R1 R7 \! s1 e! X
4 c# R6 g( f8 F6 k5 C2 _
  综合性 4 j2 p8 F% E. s# A6 Z2 Y: y

7 h$ m. W- U6 Q  服务性
. ^0 T" [: h7 I4 w( h) B- I' W. }5 n5 c6 J4 H1 n( p( m! x' M' b
  繁琐性
8 i* H. X' }* g% o" \4 F. y! D6 r" B* f. g3 j2 N! s. N
  突击性
- u+ B* ~% a0 p4 d& w7 `( ]/ o7 K8 f# w& O2 J
  (3)、办理事务的原则
3 I/ X6 h$ z6 H) t8 f0 r  |/ I! {) ^6 S. m8 r: Z% u& l
  被动中求主动 0 V6 `7 E. }- X

$ R3 I9 x; ?0 V0 A0 h; }% {& K  原则中求灵活 ) ], g5 t" n) q# }
  r5 c8 d5 N1 t) s
  繁杂中求规范
& w" c  f, D/ e5 s. |5 S
3 L" M9 q7 a% I+ M) x! I8 _: ^  (4)、办理事务的程序
6 ^$ h" t! Q8 w" @7 Y1 j2 C/ ~; H( ^" f
  自然程序
: U0 e+ Z! N& C# r4 r9 h" e( p* W$ k) l+ g- d
  理论程序 & h; l$ c, g4 B2 y6 _' m
5 j2 ?) _, X7 @8 }
  指令程序 " m( \( M3 c5 t. H0 k9 d# Y4 z0 n

7 X% h7 f6 `. ]5 Y/ X% n$ M; o  法定程序
: c* I; Y! a' k& g1 T; V: z# p: o
  技术程序 ; I5 E7 e3 I/ \
  L1 L: m  @: r% _& U& t
  习惯程序 / F+ X$ z+ B, H' X0 e

3 D5 B. q1 e$ U$ I; x+ H1 T  二、秘书的职责
9 e# I$ s, Z7 [# `! k3 J) s  大致也有以下11个方面: 6 G2 J$ k/ F. u& Y) \1 h
3 f. M* F- V/ p( `; K
  日常事务管理(办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理) % Q- C. u( a) o+ s; I  v) T
, [, c! u. c, F* W5 M, |, K5 d
  接待事务(来访接待、安排服务等) $ l. n6 j& J- L) N- P
, h# [( R. }8 `/ [7 I" z( M' o
  会议事务(会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等)
' G$ q, q. K, x: M
4 ?2 T1 x* F' o  G7 K  行政事务 & n6 \/ C5 `: N/ B6 Y) d

# b$ a* B7 J3 l  信访事务(群众的来信来访或顾客的投诉处理等) 7 Z6 _0 a( Q" L) H' k3 j

5 F/ B  V3 {" X) ]  调查研究事务(搜集信息,提供可行性的方案供领导选择) ' u. [, K, Z. c; f. m6 p

4 w  V- X5 z6 ]* C+ `9 l$ o  文书档案事务(文书撰写、制作、处理和档案管理)
' e# i. Y8 b  R# l* ]: f! N9 f& I% c7 d* a" R, a7 K
  写作事务(各种文体的写作) ! s& `5 A% w8 `( W) G

: I0 W9 E& \3 s4 v- {  协调工作(政策、工作、地区、部门、人际关系等)
& H5 Y/ b6 W! _# T9 b8 y6 X) S  a+ A& D) D- r
  督察工作(督促、检查领导交办批办工作的落实情况)
2 ^( A# y! D8 K* K
- ]( H9 c6 ~7 O  其他领导临时交办的任务
标签:工作秘书
 
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