职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征,解决的是秘书应当做什么的问题
7 z" m, ` h$ Y5 s1 E) a' f5 B* D; g! p c
职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能,它具有宏观性和概括性的特征,它不仅解决秘书工作做什么的问题,还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 & ?$ }! h( N0 h5 G5 }$ {3 T
4 C. w2 H8 n) ` 一、秘书的职能, i$ f7 o3 c. Q8 l
1.辅助决策 + ~9 `1 G) d7 k! a+ A
9 P$ j! [" b7 a6 Q (1)、辅助决策的含义:在决策过程中,在知识(包括理论)、能力(包括技术)、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿,以提高决策的科学性和时效性。 " R+ v6 \ e6 k- I9 {
) Y/ Z' _) y7 l% N9 H. D; W (2)、辅助决策的特征:体现在以下几个方面:
! z8 w% g( K7 k' j6 W9 p) |% W& d$ P3 h1 k; p* u
辅助内容的综合性
3 N8 W' U3 s' o- w/ A
9 Z; h% P% V8 @1 C9 ?* N: l 辅助时间的经常性
?) d7 n" C$ {* f3 N2 ^1 ?$ Z { }2 ^
辅助环节的全过程性 . s7 A2 C7 x1 J: y
4 K- E: E' q" [- m
(3)、辅助决策的原则
8 w) X7 ?- |; X
! |7 ]8 n+ z Z' r) ]+ Z- m 超前原则
+ Q2 `7 W) p2 H
" ?8 y. T/ A2 x 定位原则
" S, M0 L0 j: ]! x& F6 R b8 g7 I! B
信息原则
, v3 g! W. p1 @
: u" |0 h! v# l2 S* o5 k4 M 谏诤原则 ! P0 d f% @3 @" K
( l3 N$ z( ^1 l( T/ V
(4)、辅助决策的过程
% ~& X* \; O8 x
/ X& c5 D5 ?( q 协助领导确定目标 ) ^$ k' [& e! g) B8 F3 I$ \
[* P d w+ O% P
协助领导设计方案
' I/ Z1 r5 {' | f: E; `/ l$ k' Y# k) S# P! b& A4 a
协助领导评优选优 0 f% a* u5 U# A
8 b; Z' w, Z& |# k' P 协助领导实施反馈
6 o Q6 q+ \: C7 T6 S3 ]5 v1 n ]) y
2、协调关系
$ y! M$ L* T( g' P7 {3 W2 j6 s; U0 Q8 r1 {0 J+ i
(1)、协调关系的含义:秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内,自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系,促进各项活动趋向同步化和和谐化,以实现组织目标的行为过程。
* B% X. K1 N; a! X6 `3 Z% P2 n% J7 L5 p3 _7 D
(2)、协调关系的特征
1 d* ?. }8 x; l4 ^$ b: B# {# r" z5 L' h$ Q/ w
从属性
) ~6 \& O) z9 X$ }' [" ?
. d0 U3 G) X" {/ |' L( d* T 广泛性 8 _# w- Q& J U- n& A d/ {
( e `& d5 Z( r3 j
间接性
: m! N- t* r0 ]5 e) p9 z) p/ V, p: ^
(3)、协调关系的原则 X5 _9 A( G( g, l% z! l
0 m& l4 l; d( I! f: S0 X8 L5 Q8 p
政策指导
% L/ z1 Y5 d/ r" u- K) {: d
; w3 z8 S G) { 客观公正 / C7 o0 i. D6 v+ X
6 u' Y* [0 z X8 s9 ~ s, Y. @
平等协商
5 i2 V) d8 w; G, J& Z# Y9 ~* f' V. K9 e- B
{+ o6 A" k( B2 Q, @ 注重整体 + p8 ^2 Q# R' b3 x8 O" v2 J
4 a$ V7 e* U5 \
灵活适度
8 C; Y8 y+ u$ @; H5 A8 t; N+ L' U# t0 l( Y
(4)、协调关系的过程 * v. X9 ?9 Y/ C, Q G( E
$ {, {2 u C/ o. B- I 摸清情况 6 X( f" }! V' |$ m2 x9 v
6 ~) D. j2 c% L+ |" w! g
找出症结
% ~" t! L! [; O
3 t) z: K! X) v h4 c% b 恰当协调
" s+ R7 }8 m- c
9 D& t7 J4 m/ W6 Q 督促落实 ) s! l# O. a2 p, t) s8 ]( a4 k9 ~
$ l* H+ t0 n1 z2 D4 [ 检查反馈 : }$ w) d' Y( U, y- x& s
' K; |; l1 Y# t1 m2 v- e 3、处理信息 : n/ [2 p# B1 w' I
) s$ E! }; D. u, A! F. D6 m
(1)、处理信息的含义:信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身,而是表征事物消息和信号中的内容。 % ~- B# S. Z: @2 }
- g4 }, Q9 r9 a/ H4 i R" I1 g8 Y (2)、处理信息的原则
( @* A' a4 O, d' C. C( v/ ]! h, V& _3 c
: t% `# |, r9 h; _& m- j9 z 及时性原则
& Z+ q6 R: q5 p- K% p4 ]! e% l6 p4 P0 i1 y8 L7 C+ T ]; `( ?: L" Q
保真性原则 ; b* K. e8 P* U& }- Y: x
9 B: d2 S. O# m& X l# h 适用性原则
0 Z, E( L5 Q/ T
" {" c1 Q. U/ }" D 预测性原则
. I c# F0 q7 _ ]- v( R/ C
0 B5 x5 |. D) }9 a! {, u1 w& a (3)、处理信息的内容
9 E R, [$ P9 N. j5 w' _
/ Q2 K4 J" y% [5 [5 l2 d! f 历史信息 9 Z" y' [& [ u, f. |
9 w# O' l2 {. r" I8 B& H% Z3 s6 R- _ 上级信息 & j/ N) t- w3 G: l
|0 {' D2 ?3 _4 Q! c! F* v8 W
内部信息
0 U, v' i! S+ o) K! y0 _4 P3 b0 D0 G7 ^* p& Q( p; [# k/ M" d
公众信息 0 q1 p5 s5 r* F6 V- A+ X
5 I x+ M* ^) \! C% R9 ]" a7 t+ b 社会信息
; G/ a1 f) F# a) b/ z! c# i9 |* H; i1 C' C# N3 N# a5 a$ X
(4)、处理信息的过程
4 N1 n* T! l5 {. W @) g" ?
% k2 ^' l- P1 A& o+ M6 k 信息的收集 ! E& O5 E9 m. S/ t- \/ B& U
- a% W% X9 O ]
信息的加工
9 y2 c, e. r8 K/ Z% r" T$ T7 y
5 e% \" {" I4 d+ Z' G H% b 信息的传递 ; j8 T" H: H/ @
4 e$ a9 l2 F. }" g9 G
信息的反馈
$ v+ y0 i1 a) k& T: X
/ l" C& Q; Z* T( w, Y+ Y 信息的储存 & e3 \) p J2 _
" x! [8 {, I6 q 4、办理事务
1 D9 p! ^7 f5 S5 u1 R3 j0 T9 d4 R$ M7 n6 A2 w V. }$ `3 j' m
(1)、办理事务的含义:事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。 1 T* j( L; |! `3 t8 _" E: C
: A! b1 O2 |4 C+ D
(2)、办理事务的特征 $ q5 M. X# R1 R7 \! s1 e! X
4 c# R6 g( f8 F6 k5 C2 _
综合性 4 j2 p8 F% E. s# A6 Z2 Y: y
7 h$ m. W- U6 Q 服务性
. ^0 T" [: h7 I4 w( h) B- I' W. }5 n5 c6 J4 H1 n( p( m! x' M' b
繁琐性
8 i* H. X' }* g% o" \4 F. y! D6 r" B* f. g3 j2 N! s. N
突击性
- u+ B* ~% a0 p4 d& w7 `( ]/ o7 K8 f# w& O2 J
(3)、办理事务的原则
3 I/ X6 h$ z6 H) t8 f0 r |/ I! {) ^6 S. m8 r: Z% u& l
被动中求主动 0 V6 `7 E. }- X
$ R3 I9 x; ?0 V0 A0 h; }% {& K 原则中求灵活 ) ], g5 t" n) q# }
r5 c8 d5 N1 t) s
繁杂中求规范
& w" c f, D/ e5 s. |5 S
3 L" M9 q7 a% I+ M) x! I8 _: ^ (4)、办理事务的程序
6 ^$ h" t! Q8 w" @7 Y1 j2 C/ ~; H( ^" f
自然程序
: U0 e+ Z! N& C# r4 r9 h" e( p* W$ k) l+ g- d
理论程序 & h; l$ c, g4 B2 y6 _' m
5 j2 ?) _, X7 @8 }
指令程序 " m( \( M3 c5 t. H0 k9 d# Y4 z0 n
7 X% h7 f6 `. ]5 Y/ X% n$ M; o 法定程序
: c* I; Y! a' k& g1 T; V: z# p: o
技术程序 ; I5 E7 e3 I/ \
L1 L: m @: r% _& U& t
习惯程序 / F+ X$ z+ B, H' X0 e
3 D5 B. q1 e$ U$ I; x+ H1 T 二、秘书的职责
9 e# I$ s, Z7 [# `! k3 J) s 大致也有以下11个方面: 6 G2 J$ k/ F. u& Y) \1 h
3 f. M* F- V/ p( `; K
日常事务管理(办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理) % Q- C. u( a) o+ s; I v) T
, [, c! u. c, F* W5 M, |, K5 d
接待事务(来访接待、安排服务等) $ l. n6 j& J- L) N- P
, h# [( R. }8 `/ [7 I" z( M' o
会议事务(会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等)
' G$ q, q. K, x: M
4 ?2 T1 x* F' o G7 K 行政事务 & n6 \/ C5 `: N/ B6 Y) d
# b$ a* B7 J3 l 信访事务(群众的来信来访或顾客的投诉处理等) 7 Z6 _0 a( Q" L) H' k3 j
5 F/ B V3 {" X) ] 调查研究事务(搜集信息,提供可行性的方案供领导选择) ' u. [, K, Z. c; f. m6 p
4 w V- X5 z6 ]* C+ `9 l$ o 文书档案事务(文书撰写、制作、处理和档案管理)
' e# i. Y8 b R# l* ]: f! N9 f& I% c7 d* a" R, a7 K
写作事务(各种文体的写作) ! s& `5 A% w8 `( W) G
: I0 W9 E& \3 s4 v- { 协调工作(政策、工作、地区、部门、人际关系等)
& H5 Y/ b6 W! _# T9 b8 y6 X) S a+ A& D) D- r
督察工作(督促、检查领导交办批办工作的落实情况)
2 ^( A# y! D8 K* K
- ]( H9 c6 ~7 O 其他领导临时交办的任务 |