办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
2 C$ ^3 Y; `0 J8 C" ]) k/ g
加强办公室建设与管理
! r& l" k2 k  v  A0 W
一、办公室人员岗位认知与基本职责
& y/ u- W  H0 f5 B; u
二、加强办公室建设
$ F8 @- b. r6 L* P7 ^" I
0 O% o2 x5 z; o2 G( s* v三、办公室办会工作基本规范

四、加强办公室的日常管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责
- x& j: ^, ]1 d( T" D
  A' L  m! U3 V+ Z0 T（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
5 N1 u4 |' |# H3 o3 d6 e
2 h4 v0 o, [3 ^6 j联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

- @, P& c. N7 C职能定位：

! l" m; }( _  j  ~1 ?行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

% z. a3 {" ~% R% B1 k一、办公室人员岗位认知与基本职责
; }. O. v/ A8 r" R7 ~; T5 C
（二）办公室工作内容与特点工作内容：

按性质分：
2 {6 M2 b% Y2 w$ |5 x; s7 b
) ?& h8 T% y; E! }; W程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

按内容分：
" t7 M; W; c3 L! v( }: [
办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

# q& d& W. X; d& G" ?一、办公室人员岗位认知与基本职责（

6 F( c; F/ i" l. d. h# E三）办公室人员角色定位
; H' j/ }" i: S6 d% a" ~2 @3 _, K. ~) a
4 V* q6 J. w8 }2 h) Z; d( u办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
0 v" c0 E6 x: g' b
（四）办公室工作对人员的要求

2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
& n+ ~0 ?- y1 ~4 \. q& W9 ?" P
一、要讲事业心和责任感；
7 P+ u, c! N! r) Z
二、要认真细致；

# ?+ w6 t  B4 x三、要讲究程序(不要打乱仗)；

四、要讲工作效率。
' ?& B6 a" Q( r
（四）办公室工作对人员的要求

1、思想素养
+ I' B! q0 ~$ B8 s2 J( N
热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

- p" p7 u0 @% b, g0 y/ q2 V政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

# D& U/ N( H8 X6 H+ Z责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

5 q+ R4 U  G7 z( ^踏实肯干。舍得为工作投入。
8 \+ r0 z! E7 `$ m' F; \
（四）办公室工作对人员的要求

. s) u7 w) B: p8 |" U4 i7 T" w* K2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

# ~2 U/ E4 V. ?调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

思维能力。善于思考问题，抓住关键。
1 ?7 ^# t  s' T0 o9 N# j
! q/ K' h0 G9 _$ r+ ?+ ^表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
9 e4 N* }" X6 _, W) c' n# l# l
$ q4 a& P" {3 W- G1 a) \（四）办公室工作对人员的要求

$ a% D6 {4 `, H: `4 k" B3、心理素养

% G2 l  P1 k: T心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
( K7 p4 K3 f- P7 G# p/ Q$ I
注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

调控力(控制情绪的能力)。
( Z5 c: g9 d/ L0 Q2 n/ T$ @7 E, P
意志力。

% I% e$ |: z; p. U3 ~; s（四）办公室工作对人员的要求

0 l' ?7 c5 [+ J# ]4、角色意识

5 l2 ?2 R# h' X, U5 b' |做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
6 Y( j# D' U5 {, M7 ~
全局意识
" t- G6 m' f3 Y# d+ N% I+ t
; c/ `) e  g. D: L责任意识

创新意识

奉献意识

信息意识
' H6 ?7 L: k5 D* k
: }# X" N; P% l- _程序意识
( v0 Y, g6 D0 y; d% |
学习意识

（五）领导对办公室人员的期待
7 v8 c/ c! l: m) Z7 Y0 g2 o
; e6 d2 C! s/ x8 I6 ^/ W* K- w: v9 V. c领导测评办公室人员的20道题目
6 U2 `# g# l, n0 p" d
1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

$ o( X& U( N% s, m# Z! v$ ]" B1 c他是否了解你的目标和意向?

1 t( F# O  n6 m他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
+ I- \4 w+ Z' r- V$ J9 G( x
2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
! k! \9 _' ]1 i- k# O) B
3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
4 g1 _" n! {# t; ^  ^' G
他是否很会安排时间?

4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

领导测评办公室人员的20道题目

9 c+ h2 G5 G1 Y# X, H+ A, `" n5 o8 y5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
4 `4 J* I' ~$ I* k$ A
能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
7 j8 G4 j3 }# R) |
# r/ c( a2 {" P9 \6 J: E4 n0 X- U能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

能否制订新的工作制度或工作程序?

他的工作有条理吗?
4 Q: l6 d' [+ b% A9 W' z! H
& z$ o( |+ [% P. w& B( I. h7．他是一个机智的人吗?

1 x0 ^. |+ K; }# L0 i9 v能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
- [1 |1 W; @/ @: j4 a
9 \) d* M9 C9 j* B# v0 s8．他能否提高文件运转效率?
- \1 ~' }) v3 f4 \4 u" h0 B0 {
能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

/ p& _& M2 U! M! X9 }能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

# q  J. m# P6 d# Z* V3 v3 Y- ?4 e领导测评办公室人员的20道题目
# g9 ~) v) |- `
3 k: A. W. Q: w' t3 T9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

2 j0 s" ]* x  n  R% j* S/ Y; v; V10．他在危急关头是否沉着冷静?
0 b$ K. L0 e( R
1 Y+ h  o, x2 I7 L" ]& `0 Z) K3 P当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

11．他对你的忠诚值得信赖吗?

你能把一些机密信息资料委托给他吗?

+ Q9 z8 Q6 S6 p/ k12．他是否有较广的阅读面和知识面?
9 z% O0 p; q/ O9 t+ t
) o8 x& k0 |0 s& s: ?' n7 X% l是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

领导测评办公室人员的20道题目

13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

; B# j+ ~6 s! }. y14．他是否有个人学习计划?
4 b' N! S. T5 i/ N) m1 X' p, G
$ a' j2 ?: Q# @2 h是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
$ E& ]7 b) R  M* r! w
( M- `# G: H3 ?" k是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

15．他语言表达是否清晰?
. G. I2 x& p% i  q8 [3 C. |1 M! \2 r
能否以书面或口头方式简要汇报情况?

4 E. Z; o2 f% w+ z5 p4 y! @% X能否准确地传达你的指示?

* y; i6 f" d5 q4 w, o5 a能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
! _' R8 J# a% k
16．他是否按时完成每天的工作?

6 L8 L# t7 w2 y( j是否根据需要自愿在休息时间加班?
2 C0 E; r; Z; Z& k
$ Q2 T& G# M  o/ m* t1 H, p领导测评办公室人员的20道题目

17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

& U+ L9 P* T9 s18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

19．在调研工作中他是否称职?
( n1 `8 e; F' `6 ?
能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
" P# n3 A( O. U0 {$ O$ i. @- U$ `4 `' K
9 ~8 V3 [4 i* F0 U20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

4 R; t- ]7 P' a# S: H' S启示……
/ z5 S) \( k. k2 H- Y- S
8 {% u/ F3 Z% s# J$ J3 U8 ^  K) X3 _二、加强办公室建设

( x& t! S* ]9 Y（一）办公室建设方向
2 n) X" m5 {+ r' h: q$ V
1、不断优化硬件和工作环境
) r6 I  i2 s, G/ r
2、积极推进建章立制工作

3、努力营造和谐人文氛围
& D2 _7 H1 C" {9 {
4、大力倡导团队精神

（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
8 O0 |  s6 a5 F0 @6 r
良好的礼仪形象

; E1 p# `- V/ K. {1 V. b良好的电话形象

7 }3 F! V# l! D5 Z良好的文字形象

良好的语言形象
" H, [# O1 }: {$ Q: K
% G2 n" f) k  F6 c8 c二、加强办公室建设
2 k' J- r5 l# F. |% }
9 R% j1 e' ], d- f! S（三）人人争作办公室受欢迎的人员
' Y- _1 T5 J, h; O: ~, s8 |
1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
& F8 l9 R7 O+ Z% t3 A  c7 _' Y
8 m* K& [) M) K/ @# [9 n6 J/ \  J% A3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

: g8 d. R$ b  [; z% K4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

9 B* p7 E. A/ ]- n8 m$ f1 A# Z5、随时让同事知道你对他的感激；

+ h/ d" u6 {/ f( r6、尊重个人隐私，公私之间分明；
* w% J: K( ?# |# U
7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
. w- o. r; {5 |5 K
8、不居功自傲，有容人雅量。

4 s$ T" M+ B- r* x4 u8 ^三、办公室办会工作基本规范
/ R/ m, Q0 d  {, H
8 N1 K. l6 I$ O2 X1 S! E! D（一）会议服务的基本内容会前准备工作

1、设立会议承办部门和服务机构
, e- J/ G0 {0 ^- G) e" Z  K8 l
2、协助领导确定会议目标和议题
- I$ c) K  V6 r9 |1 F7 D5 m
（1）确定会议目标

0 u/ f8 E- x8 d( z  a/ G+ u* {（2）拟订会议议题

( t& {5 t9 Z. a+ n* v3、拟订会议财务预算和会议方案

; _$ V$ g' a/ |# {（1）拟订会议财务预算
* ^; _2 q' e9 F- I5 M" v+ ]
$ m- T3 }# H2 G3 d$ N（2）拟定办会方案
# _7 X% K+ k+ }4 Q4 E
9 l1 ~( r8 s5 G; o（一）会议服务的基本内容

会前准备工作
) h* D* I4 |0 g1 a, A; S/ r
* X, o7 Y! p# X4 _5 Z7 r0 V$ i4、确定会议的议程、日程和程序
* i, |, u* i; w% g: U  H  {) I8 ^
5、分工撰写会议文件
& m, r( O- @/ }  V" {
( B: l2 \& K! V& v! t. Z6、确定与会人员名单以及会议编组方案
3 {7 y. ?$ P0 Q4 l2 Z) Y
7、会场的布置工作

游客，如果您要查看本帖隐藏内容请回复

衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
. S* b( q- s' U7 g4 n
主讲：姬瑞环

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~