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* }3 P9 f7 U3 {5 X; g7 P$ |! j 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
5 ^" O3 H8 E) o. T5 p 做会议记录，写着写着笔没水了； 4 b, {$ d+ }2 V% w) s8 r1 [% H1 h: D
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； - A1 h# X( i! a/ i) q- M
用胶水时，找不到刷子；
7 w* T/ G: d/ o4 @5 f 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 1 s q- o3 \9 y* \$ W
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
7 ]* d% c5 i% c- w, {/ t1 v$ @ 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
- }4 x' `; [+ L# p- V' _% i9 v- P 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 7 y' o6 u1 `% a7 N- I% y
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
3 x/ N0 L7 P+ S5 A# |# P 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 : m8 d% q3 r6 @
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 + J9 E! D6 H) P- \3 O
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 1 b' y- l2 k. r; u$ s/ T2 q5 w
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
& B W; C' X# }9 P! M8 n; A. N2 l8 C 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 & `) ]9 U" f9 h
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 1 l4 R" f+ c7 y) Z! }
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 + u4 u; }( O1 ^7 M
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
7 u' a" _6 A. I' r 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： . {6 v# O7 n4 E2 j4 n: w0 C
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 0 x# Q% O- T* e
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 $ z: E+ O1 P: _& m
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
/ ?. j5 A+ |6 F @0 y2 w 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 0 T% |' |( H) Q
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
; V# L% T U4 z# } U 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 ) m3 h' S, Z, X$ _7 Q
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
! M0 I( y. ^ d 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
# U: K/ V( B% L 9、与本职工作有关的表格。
8 A: J3 L2 R W) c& A 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 . ?5 E) _; \- ~2 S
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