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& D% `0 y( d& G L# b$ f 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：8 a M. q1 t( N |8 M
做会议记录，写着写着笔没水了； ) D$ m- \) u+ b5 l4 w4 t# Q
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
1 H6 S0 [$ ]5 d 用胶水时，找不到刷子； 4 k3 X3 }" P' [& q) d
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
. G$ H; k. U6 G2 Y* N 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 ' j: V1 i4 k$ J6 C' [7 w
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
4 {' G4 j5 G& x# A, c 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
( U1 o- A/ \# ]4 R1 I$ ^$ p 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 6 y% U' {& I" m- }6 f' M v/ D
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
5 O% O: x& }/ j. q/ W8 f9 o9 p9 R 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 % e8 n; j+ h, U+ q8 x
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
/ `9 L5 H) O! D2 g- N 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
% E% O& t& c/ i& N0 E 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 - l4 H+ j( E8 G; |1 H
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
9 y/ o4 u) U+ K: n 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 ( x1 O7 q$ o/ }1 Y- t
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
- u! h9 S) K) U2 o* K5 d. p 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 $ G. F6 l7 w; W7 h& g' L( y
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
' c7 Y' W0 t" }+ e* ~ 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
4 H+ U, |4 S" J0 J( F 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 ; d5 K k8 K3 y; e8 m0 O `
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
8 _9 z O! ^+ F% ?+ l2 |7 f 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
7 Q; ?, C* J( q% \2 @ 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 8 w# y# |: a3 u- y0 d# }
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 7 C4 X3 H- R0 w2 U. x; f" C4 t
9、与本职工作有关的表格。
# d$ C# A5 L& z" T+ g0 p 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。) d4 O9 s0 H2 p N; f
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